檔案是機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)的以備查考的文字、圖象、聲音及其它各種方式和載體的文字。而企業(yè)檔案是直接記述和反映企業(yè)活動(dòng)，保存?zhèn)洳榈母鞣N企業(yè)文件材料的總稱。檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國(guó)家各項(xiàng)工作。檔案的作用一是憑證作用，二是參考作用。
如此，檔案的重要性就不必我再?gòu)?qiáng)調(diào)了，同樣也因?yàn)樗陵P(guān)重要的作用性，每一份檔案都有自己的保管期限，保管期限是根據(jù)檔案的利用價(jià)值劃定的，情況有三種：
(1)永久檔案：檔案的保管期限為永久。
(2)長(zhǎng)期檔案：檔案的保管期限為16~50年。
(3)檔案的保管期限為15年以下。
而企業(yè)內(nèi)部檔案根據(jù)公司制度進(jìn)行保存。一律保存期滿之后才能進(jìn)行銷毀工作。銷毀前必須嚴(yán)格按照制度進(jìn)行銷毀申請(qǐng)，審核批復(fù)之后再尋找合適的銷毀單位進(jìn)行銷毀工作。