涉及機(jī)密紙質(zhì)載體主要包括企業(yè)平時(shí)的辦公文件、文稿、檔案和電報(bào)、信函、圖紙等。對(duì)那些存有機(jī)密信息的紙質(zhì)類文件，可以選擇粉碎或者熔漿銷毀的方式來處理，以保證信息確切被銷毀且無法再恢復(fù)，最后再出具銷毀處理的證明，經(jīng)過本公司專業(yè)的處理，在消除了企業(yè)堆積的大量紙質(zhì)文件同時(shí)，也消除了機(jī)密信息會(huì)被泄露的安全隱患，以此保證企業(yè)的安全，機(jī)械粉碎，熔漿再生，焚燒處理三種銷毀方式各有各的特點(diǎn)，所以，要選擇哪種還得看具體情況。
文件銷毀情況匯報(bào)按照市建委保密部門《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)保密工作的通知》貫徹落實(shí)文件銷毀情況工作的相關(guān)要求，為做好我中心的秘密載體銷毀管理，確保我中心不發(fā)生失、泄密事件，我中心保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組近日對(duì)中心有關(guān)涉密載體銷毀管理情況進(jìn)行了認(rèn)真自查，加強(qiáng)管理，積極開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，確保管理工作取得實(shí)效我中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視單位的秘密載體銷毀管理，并再一次組織全體職工學(xué)習(xí)《通知》，對(duì)建立健全文件資料集中統(tǒng)一制度、銷毀范圍與程序、銷毀標(biāo)準(zhǔn)與事實(shí)、法律責(zé)任逐條進(jìn)行了認(rèn)真學(xué)習(xí)。
除了保密文件銷毀有特定規(guī)定，一般文件可以在文件更改通知（一般應(yīng)當(dāng)包括更改原因、依據(jù)、更改評(píng)審記錄等信息，其中包括對(duì)被替代文件的處理信息）或者新文件中規(guī)定，或者文件程序中規(guī)定，被作廢文件，除了歸檔要求存檔外，應(yīng)當(dāng)如何處理，譬如，可以自己銷毀，或者回收后集中銷毀（當(dāng)然要具體、明確規(guī)定），新文件批準(zhǔn)的同時(shí)也就批準(zhǔn)被替代文件如何銷毀了。沒有必要對(duì)作廢后銷毀文件再做專門登記。當(dāng)然為了取得客觀證據(jù)，證明銷毀了。有的保密文件，還必須登記，要有兩人和以上監(jiān)督下銷毀。根據(jù)具體情況自己規(guī)定后執(zhí)行。
從某種意義上說，文件文檔檔案是三種不同東西，然而這三種東西從本質(zhì)上講只是同一種東西的三種不同叫法而已，它們的定義究竟是什么，還是怎么去稱呼，都不重要；因?yàn)樗鼈兌加幸粋€(gè)共點(diǎn)，那就是記錄信息，由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會(huì)占據(jù)不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷毀和清除，需要銷毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門經(jīng)理會(huì)同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細(xì)校對(duì)核實(shí)，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報(bào)總公司，由公司法人簽署“同意”后，方可銷毀。