文件的作用是用來記錄信息以及儲存信息，此類東西儲存著大量企業(yè)、事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)以及個人的信息，信息有的的公開的、有的是保密的，公開的文件就是要所有人知道文件中的內(nèi)容、文件中儲存的信息，保密文件肯定是里面的內(nèi)容僅對部分人員公開，對外者是要保守秘密，更要做好保密措施，對于此類過期的文件或者說是文檔、資料等則需要進(jìn)行保密銷毀，像保密文件銷毀我們在銷毀的時候一定不要放過任何的細(xì)節(jié)。
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信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展極大地影響著和改變著人們的生產(chǎn)、生活、工作、學(xué)習(xí)、思維和交往方式，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了的大變化，隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子檔案也產(chǎn)生了，它帶動了辦公自動化的發(fā)展，人們也越來越重視電子檔案，但是紙質(zhì)文件檔案還是占據(jù)世界各地檔案文件中的主導(dǎo)地位，電子檔案是文化與現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合體，充分顯現(xiàn)了現(xiàn)代科技的雙重性和矛盾性，既極大地推動了現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展，又使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案面臨著被侵蝕、湮沒的危險。
電子文件的缺點(diǎn)也是十分明顯，保密性是檔案文件的又一重要特征，而計(jì)算機(jī)的數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，處于游離狀態(tài)極易暴露與泄密，原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)性所在，操作人員瞬時的錯誤操作難以徹底杜絕，甚至某些錯誤的處理請求指令可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，檔案的本質(zhì)屬性從根本上決定著其管理方法的取向，也決定了檔案專業(yè)的獨(dú)立性和獨(dú)特性。
其實(shí)不管是什么文件，文件的價值和作用是不會變的，進(jìn)行文件銷毀的目的和意義也是一樣的，工業(yè)文件一般都是會涉及到保密資料信息，所以進(jìn)工業(yè)文件銷毀處理的時候要細(xì)心，文件泄露絕大部分都是因?yàn)槲募N毀不當(dāng)導(dǎo)致，所以在進(jìn)行文件銷毀的時候派兩名以上的工作人員去簡單是很有必要的，有一些公司會粗心大意，覺得交給銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，并不是這樣理解，并不是所有公司都正規(guī)，也有一些機(jī)構(gòu)是不會幫你進(jìn)行文件銷毀的。